Tổ chức tiệc cuối năm tại Hà Nội

Tổ chức tiệc cuổi năm đã không còn quá xa lạ gì với những công ty tổ chức sự kiện. Đây không những được xem là hình thức để quảng bá cho các hoạt động kinh doanh và sản phẩm của mình mà còn là sự kiện tri ân khách hàng, kết nối nhân viên hoặc các đối tác của các doanh nghiệp.

Một số hình thức tiệc Gala Dinner

• Tiệc cuối năm ( tiệc tất niên )
• Tiệc chào đón năm mới
• Hội nghị khách hàng, đối tác
• Tiệc Dinner nhỏ trong các chuyến du lịch

TỔ CHỨC GALA DINNER NHƯ THẾ NÀO?

Vậy làm thế nào để tổ chức tiệc cuối năm – tiệc Gala Dinner được vui nhộn và lưu giữ được những khoảnh khắc vui vẻ và ý nghĩa nhất cho tất cả mọi người. Quý công ty có thể tham khảo một số điều sau: 

Lên ý tưởng và lựa chọn chủ đề theo mục đích của sự kiện

Việc lên ý tưởng là bước đầu tiên và là yếu tố chính quyết định tính mới, lạ của buổi tiệc cuối năm.

Xác định được chương trình của bạn sẽ được làm theo chủ đề nào, từ đó lập kế hoạch và tiến hành triển khai theo kế hoạch đó.

Bên cạnh chủ đề, ý tưởng chủ đạo cũng đóng vai trò khá quan trọng. Có thể làm một cuộc khảo sát nhỏ nhằm lấy ý kiến của tập thể công ty, xem nguyện vọng của họ là chương trình có những tiết mục gì? Tổ chức như thế nào?

Lập kế hoạch cụ thể để tổ chức tiệc Gala Dinner

Kế hoạch bao gồm:

• Địa điểm tổ chức
• Thời gian
• Kế hoạch triển khai và truyền thông sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện cũng cần lên kế hoạch từ trước, có thể tổ chức tại công ty hoặc một số địa điểm đẹp lân cận giúp mọi người dễ dàng di chuyển hơn.

Thời gian cũng khá quan trọng, nó phụ thuộc vào tính chất của sự kiện. Một số sự kiện như tiệc tất niên, show âm nhạc, tiệc tri ân khách hàng nên được tổ chức vào buổi tối để tạo không gian ấm cúng, sang trọng. Một số sự kiện được tổ chức vào buổi sáng hoặc cả ngày như khai trương cửa hàng, giới thiệu sản phẩm mới, hội thảo,…

Kế hoạch triển khai và truyền thông: khi đã lên kế hoạch thời gian, địa điểm cụ thể thì kế hoạch tiếp theo đó là truyền thông, gửi thiếp mời và triển khai những công việc cần làm cho nhân viên.

Xem thêm: Kinh nghiệm thuê phòng hội trường tổ chức sự kiện

Những thứ cần chuẩn bị cho tiệc Gala Dinner

• Chuẩn bị thiếp mời/truyền thông sự kiện
• Đặt dịch vụ: hội trường, tiệc
• Chuẩn bị trang trí không gian tổ chức Gala: sân khấu, âm thanh, ánh sáng
• Thuê MC
• Chuẩn bị các tiết mục âm nhạc
• Chuẩn bị tiệc liên hoan
• …
• Lên kịch bản buổi tiệc

Xem thêm: Tổ chức tiệc tất niên

Theo thường lệ, một chương trình Gala Dinner sẽ gồm 8 bước như sau:

Bước 1: Tiếp đón khách

Bước 2: Ổn định hội trường và MC sẽ phát biểu lí do bữa tiệc

Bước 3: Mời các VIP lên phát biểu

Bước 4: Chương trình văn nghệ kết hợp tổng kết thành quả sau một năm làm việc

Bước 5: Vinh danh cá nhân xuất sắc

Bước 6: Dùng tiệc

Bước 7: Game show mang tính tập thể

Bước 8: Bế mạc kết thúc sự kiện

Thực hiện tổ chức và kết thúc buổi tiệc gala dinner

Trong quá trình tổ chức tiệc, bạn hãy dựa theo kịch bản đã lập và làm theo chỉ dẫn của MC. Bên cạnh đó, bạn cũng cần xử lý được các vấn đề phát sinh có thể xảy ra xuyên suốt cả buổi tiệc, làm sao để chương trình diễn ra một cách hiệu quả và tốt đẹp nhất.

Khi kết thúc buổi tiệc, bạn hãy khảo sát tính hiệu quả của sự kiện và hãy lắng nghe ý kiến của các vị khách mời về sự kiện. Từ đó rút ra được nhiều kinh nghiệm để làm tốt hơn cho những lần sau.