Các bước tổ chức hội nghị khách hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng vừa là hình thức quảng bá sản phẩm, dịch vụ; vừa là hình thức chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng chính thức của mình.

Ngoài ra sự kiện này còn mang ý nghĩa tri ân khách trung thành và thu hút thêm khách hàng mới.

Tổ chức hội nghị khách hàng là gì?

Khái niệm

Là một sự kiện do doanh nghiệp tổ chức hàng năm với khách mời chính là khách hàng hoặc các đối tác chiến lược của doanh nghiệp.

Mục đích

• Tạo ra sức cạnh tranh cho doanh nghiệp,
• Thu hút sự chú ý, gặp gỡ, giao lưu với đối tác, cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền,
• Tăng cường mối quan hệ,
• Nâng cao hình ảnh và sản phẩm thương hiệu của công ty, doanh nghiệp mình.
• Đối thoại, liên kết hay thăm dò ý kiến từ các khách hàng, nhà đầu tư
• Củng cố và phát triển các mối quan hệ có lợi, từ đó xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp trong cộng đồng

=> Từ đó nhằm duy trì mối quan hệ khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng tiềm năng.

Các bước tổ chức hôi nghị, hội thảo

Để tổ chức một buổi hội nghị thành công, yêu cầu sự đồng bộ tuyệt đối trong quá trình thực hiện.

Đầu tiên, bạn cần xác định mục đích chính của hội nghị khách hàng là gì để lên kế hoạch về nội dung và hình thức phù hợp nhất. Một số mục đích phổ biến có thể kể đến như giới thiệu sản phẩm, tri ân khách hàng hay tổng kết cuối năm. Sau khi xác định mục đích, bạn sẽ có thể đề ra các mục tiêu mong muốn sau sự kiện. Đây sẽ là cơ sở đánh giá hiệu quả của hội nghị một cách chính xác nhất.

Lên danh sách khách mời

Một trong những bước quan trọng trong việc tổ chức đó là lên danh sách khách mời. Người tổ chức sự kiện sẽ phải thống kê khách hàng của doanh nghiệp, từ đó lên danh sách khách mời đầy đủ nhất dựa trên những thông tin cần thiết. Sau khi đã có danh sách khách mời, doanh nghiệp sẽ bắt đầu gửi thư mời trước thời gian tổ chức.

Xác định địa điểm thời gian tổ chức hội nghị khách hàng

Thời gian của hội nghị cần đảm bảo phù hợp với lịch trình của doanh nghiệp cũng như phần đông khách mời để đảm bảo sự có mặt của họ. Bên cạnh đó, địa điểm cũng là một yếu tố quan trọng góp phần tạo nên sự thành công cho hội nghị khách hàng. Tùy thuộc vào danh sách khách mời cũng như thời gian tổ chức đã xác định, phòng tổ chức sẽ tìm kiếm địa điểm tổ chức phù hợp. Những địa điểm tổ chức được ưa chuộng có thể kể đến là các phòng hội nghị ở các khách sạn hoặc các trung tâm hội nghị chuyên nghiệp. Những địa điểm này không chỉ đảm bảo cơ sở vật chất tiện nghi mà còn có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm.

Tùy vào số lượng người tham gia hội nghị để lựa chọn những địa điểm phù hợp.

Số lượng khách từ 200 – 500:

• Các trung tâm tiệc cưới
• Phòng họp và khách sạn 3 – 4 sao

Số lượng khách từ 700 – 1000 hoặc hơn:

• Khu resort
• Khách sạn 5 sao
• Nhà hàng sân vườn

Xem thêm: Kinh nghiêm thuê phòng hội trường tổ chức sự kiện

Lên ý tưởng và kịch bản hội nghị

Kịch bản sơ lược:

Bao quát hết tất cả mọi sự kiện diễn ra xuyên suốt chương trình.

Gồm có:

• Các hạng mục, phần, các tiết mục trình diễn
• Thời gian các hạng mục

Thường được quản lý bởi người điều hành sự kiện và các bộ phận âm thanh ánh sáng để phối hợp đảm bảo các khâu diễn ra đúng kịch bản.

Kịch bản chi tiết

Kịch bản chi tiết gồm:

• Các lời nói, dẫn dắt của MC
• Công việc cho các ekip, bố trí thời gian cụ thể…

Kịch bản không tốt có thể dẫn đến nhiều hệ lụy xấu:

• Khách hàng cảm thấy buồn chán
• Không tập trung khiến buổi sự kiện trở nên không được suôn sẻ
• Khách mời không hiểu được thông điệp
• Hiệu quả chuyển đổi không cao

Kịch bản cần thể hiện được:

• Phần nào diễn trước, diễn sau
• Điểm nhấn ở đâu nhằm tri ân khách hàng, gây ấn tượng
• Thông điệp truyền đạt tới khách hàng là gì

Xem thêm: Cung cấp tiệc teabreak, tiệc finger food, tiệc outsite

Bố chí không gian tổ chức

• Khẩu hiệu chào mừng tại cửa ra vào, nơi đón tiếp
• Banner sự kiện
• Backdrop sân khấu
• Trang trí phòng hội nghị
• Hội nghị có quy mô lớn cần có bảng chỉ dẫn cụ thể cho khách hàng

Ngoài ra quý khách còn có thể trưng bày sản phẩm của mình để tăng độ tiếp cận thương hiệu.

Một số lưu ý khi tổ chức hội nghị

Những lưu ý trong việc lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng sau sẽ giúp những người tổ chức dễ dàng và thuận lợi hơn khi chuẩn bị cho hội nghị của doanh nghiệp.

• Quan tâm đến ngân sách khi tổ chức hội nghị: Việc xác định ngân sách sẽ giúp bạn có được kế hoạch kêu gọi tài trợ và phân bổ chi phí hợp lý nhất.
• Đặt phòng hội nghị: Đặc biệt bạn nên đặt phòng trước khoảng 2 tháng để đảm bảo không xảy ra tình trạng hết phòng. Mặt khác điều này còn giúp hội nghị có được sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chu đáo.
• Vấn đề nhân sự trong hội nghị: Những thành phần nhân sự không thể thiếu trong một hội nghị khách hàng có thể kể đến lễ tân, người dẫn chương trình hay điều phối viên. Bạn cần phân bổ và chỉ định nhân sự hợp lý để hội nghị diễn ra suôn sẻ và thuận lợi
• Sử dụng truyền thông để thu hút khách tham dự